Mostanában sok bejegyzés jött szembe velem ebben a témában, amelyek jellemzően szélsőségesen vagy az irodai, vagy az otthoni munkavégzés mellett szólaltak fel erőteljesen. Ez nem is csoda, hiszen egyéni szinten, alapvető törekvésünk, hogy egy adott kérdésben minél hamarabb megállapítsuk, hogy mi az igazság, mi a jó és mi a rossz.
Azonban hatékonyabb lehet több nézőpontból vizsgálni ezt az összetett kérdést és nem érdemes kijelenteni, hogy a home office, a teljesen irodai vagy a hibrid munkavégzés közül bármelyik is jobban működne, mint a másik. Mindegyikhez más egyéni gondolkodásmód és más szervezeti kultúra kialakítására van szükség. A nehézségek akkor jelennek meg amikor eldöntjük, hogy melyiket választjuk a háromból, de nem igazítjuk hozzá a gondolkodásmódunkat és a céges kultúránkat. Eszközök és rendszerek szintjén próbáljuk megoldani a kérdést így az előbb említett mélyebb szintek tudattalanul alakulnak ki. Attól várjuk a jó működést, hogy home office, meeting és kommunikációs szabályzatot írunk és telepítünk online kooperációt támogató programokat. Ezek kellenek a sikerhez, de ha a korábbi lépést kihagyjuk,, akkor minden erőfeszítés ellenére romlik az együttműködés, a hatékonyság és a produktivitás. Alapvetően egy beszorult állapotban vagyunk, ha azt várjuk, hogy a munkavégzés helye határozza meg a gondolkodásmódot és a kultúrát és nem fordítva. Először azt kellene definiálni, hogyan akarunk együtt dolgozni, hogyan akarunk sikeresek lenni és ennek szolgálatába állítani a munkavégzés helyét. Mivel a legtöbben nem így gondolnak a témára, ezért marad a harc az iroda és a HO között.
Ennek a harcnak sok aspektusa van, egy párat kiemelnék ezek közül.
Motiváció
Az egyik a motiváció kérdéskör. Az egyének elhelyezkednek egy egyenesen, aminek az egyik végpontja “Belső motivációt érzek arra, hogy a legtöbbet elérjem” a másik végpont pedig “annyit várok a munkahelyemtől, hogy fizetést kapjak és elteljen a 8 óra”. Ha sikerül olyan embereket felvenni akik az egyenes első felén vannak, vagy sikerül arra elmozdítani a meglévő embereket akkor a munkavégzés helye kevésbé fontos, ha az embereim az egyenes második felén tartózkodnak akkor az otthoni munkavégzés csökkenteni fogja a produktivitást. A nagyobb kontrollal csökkenhet a belső motivációval rendelkező emberek produktivitása, kisebb kontrollal az érdektelenek produktivitása csökken. 3 fő megoldási irány van: Az emberek elmozdítása az egyenesen a belső motiváció felé, nagyobb kontroll vagy a produktivitás csökkenésének elfogadása.
Kapcsolódás
Egy másik fontos kérdés a kapcsolódás. Erősek azok az érvek az otthoni munkavégzés mellett, hogy ott a munkavállalót nem zavarja a járkálás, nem kell mások beszélgetését hallgatnia és az övét sem hallgatja más, nem kap el betegségeket, számára ideális illat és hőmérséklet van, kényelmes ruhában lehet, annyira koszos a wc, amennyire ő szereti. Ezeket a kényelmi faktorokat azért kapjuk cserébe, mert lemondunk a kapcsolódásról. Alapvetően társas lények vagyunk, a legtöbb embernek nagy igénye van mások közelségére. Vannak kivételek, de még a legintrovertáltabb ember is szereti néha a másik cipőjének az orrát nézni a sajátja helyett. Egy közös térben több ezer mikro-kapcsolódás jön létre, ami elveszik az otthoni munkavégzés során. Naivitás azt gondolni, hogy ezeket pótolja egy negyedévente szervezett csapatépítő. Számolni kell azzal, hogy az emberek egy jelentős része magányos lesz, amit jó eséllyel elfojt, és csak azt érzi, hogy valami nem oké, amiért valószínű a munkáját fogja hibáztatni. Ezt a problémát sokan érzékelik és a kötelező irodai napok számával próbálják feloldani, ami még azért is tűnik számukra jó megoldásnak, mert akkor újra valódi értelme van az iroda fenntartásának. De ha a döntést nem előzi meg kultúraváltás, ez a megoldás oda vezet, hogy az emberek otthon dolgoznak, az irodába pedig bejárnak kapcsolódni, beszélgetni. Önigazoló lesz a nézőpont, hogy otthon lehet dolgozni, az irodában pedig nem. Nyilván nem arról van szó, hogy örülök, hogy emberek között vagyok, ezért kapcsolódok velük, hanem arról, hogy ők rámerőszakolják magukat és zavarnak a munkámban. 🙂 Nem azt mondom, hogy mindenki magányos, aki HO-ból dolgozik, de egy fontos változatlansági tényező régóta az emberek életében a munkahelyi kapcsolódás és sok emberben nincs meg az a tudatosság, hogy a kialakult hiányt máshonnan pótolja. Aki ezt a hiányt máshol pótolja annak működni fog a HO, a többiek vagy visszamennek az irodába, vagy elkezdenek egyre elégedetlenebbek lenni a munkájukkal anélkül, hogy értenék, hogy ez miért történik.
Idő
Nézzük meg a helyzetet az idő nézőpontjából is. Rögtön jön az első ötlet, hogy érdemes megspórolni az utazással eltöltött időt. A kérdés az, hogy el tudjuk-e érni, hogy ez az idő valóban felszabaduljon és tényleg vagy az egyén szabadidejét vagy a cég produktivitását szolgálja. A legtöbb kutatás azt mutatja, hogy a cégek fő kihívásai között szerepel a kollaboráció javítása. A munkavállaló sokszor nem tudja, hogy kivel és hogyan kell együttműködnie és ki a felelőse egy-egy feladatnak. Ha az együttműködés fejlesztésére nem találnak új módokat a HO modellben, akkor az utazási időt bőven eltöltjük a kommunikációs problémák megoldásával. A másik megoldás, ami nem vezet eredményre, hogy öntjük az információt a rendszerbe, átgondolt struktúra nélkül. Ekkor az emaileken, slack csatornákon, meetingeken érkező információ kibogozása és feldolgozása viszi el az időt. Sokszor panaszkodnak a FOMO jelenségre, az emberek csatornákat olvasgatnak munka helyett, hogy le ne maradjanak valamiről. Sokan mondták, hogy nem értik miért akarja a cég csökkenteni a HO-t, ők többet dolgoznak, mint korábban, még az esti bevásárlás közben is meetingen vannak. Lehet, hogy pont ezért? Azt gondolom az utazással eltöltött idő megnyerhető, de komoly rendszert kell mögé tenni, nem elég azt mondani, hogy ne gyere be az irodába és nyertél 3 órát.
Iroda vagy home office?
Nézzünk néhány konkrét példát működő és nem működő modellekre.
Félelemből…
Jellemzően nem működnek a félelem alapú modellek. Félünk visszahívni az embereket az irodába, mert felmondanak, de még mindig úgy gondolkodunk mintha mindenki az irodában lenne, az álláshirdetésekben csapatjátékost keresünk, de a csapattagok már nem is igazán ismerik egymást. Vagy félünk, hogy megszűnik az emberek között a kapcsolat, ezért tenni akarunk valamit, kihirdetjük, hogy heti egyszer kötelező bejönni, ennyiért még talán nem mondanak fel. Ezzel létrejön a 4 napos munkahét, mert azon az egy napon az emberek örülnek egymásnak, nem nagyon dolgoznak.
A másoló
Szintén kudarcra van ítélve a “mert mások is ezt csinálják” modell. Sokan választották a 3 nap iroda két nap HO megoldást. Kérte a felsővezetés, hogy tartsak egy workshopot, ahol kidolgozzák a stratégiát a hibrid modell implementálására, mert érthetetlen módon nagy a munkavállalók ellenállása. A workshopon megkérdeztem, hogy miért tartják jónak a 3+2 megoldást, kiderült, hogy ők a teljes HO-t tartják jónak, nem akarnak háromszor bejönni. Legalább kiderült miért nagy a munkavállalók ellenállása…
A megszokás
Hasonló eredményre vezet a “nem merünk változtatni, a meglévő kereteken belül keressük a legjobb megoldást” Márpedig az irodát ki kell használni! Legyen HO de úgy, hogy közben azt érezzük, hogy kihasználjuk az irodát.
A működő modellek mindegyikénél megfigyelhető, hogy a Covid okozta kényszerű Home office tapasztalatait beépítik a cégek a gondolkodásmódjukba, tudatosítják, hogy már nincs kényszer és a szervezet sikerének nézőpontját előre helyezve döntést hoznak a működésről. A munkavégzés helye a kultúra következménye lesz és nem a megalkotója.
Tiszta rendszer
Találkoztam olyan céggel, ahol mindenki otthonról dolgozik, a vezető annyit akar tudni az embereiről, hogy el tudják végezni a munkát egyedül vagy sem. Mindenki szerződik egy munkára, csak annyit beszél másokkal amennyi a munka elvégzéséhez feltétlenül szükséges. Működik a dolog! Azért működik, mert tisztán szerződnek. Ha akarsz kapcsolatot a kollégáiddal, akkor ez nem a te helyed!
Office first
Láthatunk olyan cégeket, akik az “office first” mellett tették le a voksukat. Ez azt jelenti, hogy a cég a személyes kapcsolódást és együttműködést tartja az egyik legnagyobb értékének. Az a szervezet gondolkodásmódja, hogy amikor csak lehet együtt dolgoznak, mert azt tartják hatékonynak. Ha ez a mindset átszáll a munkavállalókra is, akkor nem kell home office szabályzat, akkor dolgoznak a munkavállalók otthonról, amikor ez indokolt. Ez lehet, hogy egyik hónapban nulla nap a másik hónapban 1 hét. Mindenki magáévá teszi a cég értékét és felnőttként mérlegel.
Produktivitás
Van olyan cég aki úgy formál mindsetet, hogy elkerüli az iroda vs HO működésekhez tapadt negatív megítéléseket és a produktivitás oldaláról közelítve “distributed work”-nek nevezi a működési modelljét. Például az Atlassian átfogó riportot adott ki erről a működési módról. (https://atlassianblog.wpengine.com/wp-content/uploads/2024/01/lessonslearned.pdf)
Akkor most mi a jobb?
Összességében azt gondolom, hogy az “otthoni vagy irodai munkavégzés a jobb” vitát nem kell és nem is lehet eldönteni! Ki kell találni, hogy mi milyen kultúrát akarunk építeni, mi hogyan szeretnénk együttműködni és mi hogyan tudunk produktívak lenni. Ha ez meg van, akkor már jobban látszik, hogy hol érdemes az embereinknek dolgozni, hogy ez megvalósuljon.